Blogi

Tästä minä olen onnellinen.

Kun kokouksen pitäjät tai vaikka hallituksen jäsenet toimivat ympäri suomea voi kokouksen silti pitää missä vain. Kun pöytäkirjan allekirjoitus prosessi on sähköistetty, ei pöytäkirjaa tarvitse juoksuttaa ja postittaa pöydältä toiselle. Kirjanpitäjänä huolta aiheuttaa myös tilinpäätökset, yhtiökokoukset yms. joista tarvitaan kopio myös tilitoimistolle jos tarkoitus on että kirjanpitäjä hoitaa myös veroilmoituksen laatimisen ja lähettämisen. Ajattelen tätä nyt niin päin, että minä kirjanpitäjänä hoidan allekirjoitusten keräilyn.

Testasin tätä äskettäin asiakkaalle, jonka hallituksen jäsenet/ osakkeenomistajat asuvat ja toimivat kaikki eri paikkakunnilla. Lähetin tilinpäätöksen, sekä tilintarkastajan vahvistuskirjeen omina tiedostoinaan allekirjoitettavaksi jäsenille. Sen jälkeen lähetin tilinpäätöksen tilintarkastajalle allekirjoitettavaksi. Kun nämä oli kunnossa, sovimme asiakkaan kanssa, että kun pitävät yhtiökokouksen, pöytäkirja lähtee kauttani allekirjoitus kierrokselle.

Sähköpostiini tulee joka allekirjoituksesta vahvistus ja vieläpä vahvistus  silloin kun kaikki osalliset on allekirjoituksen tehneet. Ko. dokumentti on vahvistusviestin liitteenä allekirjoituksineen, josta voin sen suoraan jakaa osallisille talletettavaksi. Sen lisäksi allekirjoitettu dokumentti jää talteen käyttämääni palveluun muutamaksi vuodeksi.

Allekirjoittajat kirjoittavat dokumentin ns. Vahvalla tunnistautumisella, eli käytössä on pankkitunnisteet ja mobiilivarmenne. Käyttämäni palvelu on muutenkin hyvin turvallinen, ja sen tietoturva auditoidaan ulkoisen auditoijan puolesta.

Sanomattakin on selvää, että yrityksemme viimeisimmän hallituksen kokouspöytäkirja lähti juuri sähköisesti allekirjoitettavaksi osallistujille :)

Maksutapojen kirjaus herättää kysymyksiä ja koska kirjanpidon kustannukset halutaan pitää mahdollisimman matalana, kerron hieman siitä miten maksutapojen kirjaus yleensä hoidetaan meidän toimistossa.
 

Maksunvälittäjäsi perii omat kulunsa aina jossakin välissä. Sen lisäksi se tuo kirjanpitoonkin hieman tehtävää. Sen ei kuitenkaan tarvitse olla mitään monimutkaista, sekä kallista vientivienniltä, joka tapahtumasta tehtävää kirjausta. Toki, vähintään yhden tositteen kuukaudessa saa kirjata maksutavoille. Mutta jos vielä itse toimitat oikeat raportit kirjanpitoon, niin ei se kalliiksi tule. Eikä toki kovin isoa tuntitaksaa meillä siitä veloitetta jos kirjanpitäjä sen käy hakemassa.
 

Meillä on käytössä Finago Procountor ja sen avulla hommasta saa ihan simppeliä. Eli, saat maksunvälittäjältä raportin verkkopalvelusta. Otetaan se nyt vaikka sitten kalenterikuukausittain. Tiliotteet tulevat sähköisesti Procountoriin. Pankki veloittaa oman taksansa sähköisestä tiliotteesta riippuen tiliotteen toimitusvälistä. Muuten tiliote, oli se sitten päivittäin, viikottain tai kuukausittain, ei maksa Procountorissa mitään.

Kun tiliote saapuu ohjelmaan, sille muodostuu kirjanpitosivu joka viennille. Edelleen kuuluu hintaan. Tiliotteelle voi kullekin maksunvälittäjälle määritellä oman oletus(kirjanpito)tilin jolle maksu kirjautuu. Me hoidamme sen.

Jos maksunvälittäjiä on useita ja haluat jokaista seurata omalla saamiset- tilillään niin sekin on mahdollista. Ohjelma kun ymmärtää sille annetut ohjeet siitä, mihin kunkin maksunvälittäjät panot kirjataan. Sitten vain toimitat maksunvälittäjän verkkosivuilta tallentamasi raportin kirjanpitoon. Jos olet epävarma, niin kysy. Selvitellään yhdessä.

No mitä kirjataan raportista? Toisille kirjataan pelkät maksutapojen provisiot, kulut yms transaktiomaksut. Toisille kirjataan myös myynnit maksutaparaportin kautta, edellyttäen, että sieltä saa tarvittaessa myynnit alv.kannoittain. Jos käytetään ensimmäistä vaihtoehtoa, silloin myynnit kirjataan verkkokaupan raportilta.
 

Käytännössä tähänkin riittää yksi tosite kuukaudessa, jos haluat kustannukset viedä ihan minimiin. Procountorissa, eikä meidän hinnoittelussa ole vientimaksuja. Ja olemalla itse aktiivinen siinnä, että toimitat oikean raportin, on homma helppoa ja tehokasta.

1.1.2019 alkaen käyttöön tuleva Tulorekisteri on viranomaisten yhteinen sähköinentietokanta, johon tuosta hetkestä lähtien työnantajat ilmoittavat työntekijöidensä palkkatiedot. Oleelliset muutokset on, että palkkailmoituksen lähettäminen tapahtuu nykyistä aiemmin. Ilmoitus on lähetettävä 5 päivän kuluessa palkanmaksupäivästä. Jos tähän 5 päivään sisältyy pyhiä tai viikonloppu, ilmoitus lähetetään seur.mahdollisena arkipäivänä.

Tästä samasta tietokannasta hakevat henkilöiden palkkatietoja mm. verottaja, eläkevakuutusyhtiöt sekä Kela.

Työntekijällä on mahdollisuus tarkastella omia ilmoitettuja palkkatietojaan reaaliaikaisesti. Tämän jälkeen ei lähetetä vuosi-ilmoituksia verottajalle sekä vuosi- tai kuukausi-ilmoituksia eläkeyhtiöihin, paitsi vuoden 2018 osalta. Yrityksen kassavirtoihin tämä voi vaikuttaa TyEL-maksujen osalta jos käytössä on ollut ennakkomaksuihin perustuva vuosi-ilmoitusmenettely. Tämä tulee siis muuttumaan 2019, jolloin eläkeyhtiöt lähettää laskun toteutuneiden palkkojen mukaan kuukausittain.

Vuotta 2018 (tai aiempia) vuosia koskevat ilmoitukset tehdään vielä nykyisellä tyylillä tammikuun loppuun mennessä.

Joskus kirjanpitäjän vinkkelistä on tuntunut, että aina nämä muutokset verottajan järjestelmissä ei oikein toimi. Tämä tulorekisteri itsessään vaikuttaa tosi hyvältä ja on harppaus eteenpäin vielä suoraviivaisempaan sähköiseen taloushallintoon, mutta toivottavasti tietokanta toimii sitten kun H-hetki koittaa. Toivotaan parasta ja pelätään pahinta, vai miten se meni?

En tarkoita kysymyksellä nyt äidinkieltä tai murretta. Ammattikielen käyttäminen asiakaskohtaamisissa saattaa kuitenkin asiakkaasta kuulostaa varsin vieraalta. Parissa neuvottelussa on käynyt ilmi, että asiakas on kokenut itsensä suorastaan tyhmäksi kun ei parilla eikä kolmellakaan tarkentavalla kysymyksellä ole saanut selvää, mitä kirjanpitäjä on tarkoittanut? Toisille asiakkaille taas taloushallinnon ammattikieli on helppoa ja sitä halutaan puhuttavan. Kirjanpitäjällä on mielestäni vastuu siitä, että tunnistaa, onko tarve puhua kansantajuisesti vai hienoilla termeillä? Itsestäänselviä asioita ei ole. On siis hyvä osata tunnistaa, mitä kieltä puhutaan. Monestiko muistamme kysyä: saitko kiinni mitä tarkoitin? Tällä alalla ei todellakaan auta sanonta: vastuu on kuulijan.

Tuskin kukaan kuitenkaan pitää tärkeimpänä sitä, että ladotaan neuvottelussa ammattislangia. Kaikille asiakkaille varmasti tärkeintä on se, että ymmärtää ja tietää miten se oma talous makaa ja mitä on näkyvissä jatkossa? Vai kumpi kirjanpitäjä on ammattitaitoisempi: se joka viljelee taloushallinnon termejä sulavasti puhuessaan, vai se joka puhuu ja tarvittaessa vaikka piirtää niin, että asiakas asian varmasti ymmärtää? Asiakaspalveluahan tämä hyvin pitkälti on. Kirjanpitäjälle itsestäänselvät asiat eivät todellakaan kaikille ole sitä. Vaarattomampaa olisi varmistaa vaikka niillä tyhmillä itsestäänselvillä vastakysymyksillä että onhan asiakkaalle varmasti kaikki selvää?

Saatanpa itsekin pitää asioita itsestäänselvyytenä ja luulla että kyllähän kaikki tämän tietää? Näin on käynytkin, eipä sitä kieltäminen. Pelkästään tämä aihe ja tästä kirjoittaminen mietitytti, että mitä uutta näkökulmaa tämä nyt tuo? Aihe on kuitenkin lyhyelle aikaa tullut useasti vastaan,  joten liikkeellä taitaa olla paljon asiakkaita, joille voisi puhua tavallisesti ja kysyä: saitko kiinni mitä tarkoitin?

Mietitkö tilitoimiston vaihtoa? Tilitoimiston vaihtaminen voi tulla eteen monestakin syystä. Tilitoimistoyrittäjä jää eläkkeelle, oma kirjanpitäjä vaihtaa paikkaa, nykyinen tilitoimisto ei hoida kaikkia tarvittavia palveluja, henkilökemiat ei kohtaa tai ihan mistä tahansa syystä. Aina vaihtoon ei tarvitse olla syynä mitään negatiivista, voihan olla että yrittäjä saa paremman tarjouksen toisesta toimistosta omien asioiden hoitoon. Usein kuitenkin kuulee, että toimiston vaihtamista on mietitty pitkään ja on vaikeaa pistää homma alulle. Voi pelottaa, että hoidetaanko asiat mallikkaasti loppuun vanhassa toimistossa ja kuinka sujuvasti siirto tapahtuu uuteen toimistoon? Ymmärtääkö uusi kirjanpitäjä heti ne omat tarpeet ja yrityksen toimialan vaatimat asiat? Lisäksi jos yritys on vakituinen palkanmaksaja, sujuuhan palkanmaksut ja tarvittavat viranomaisvelvoitteet vaihdosta heti mallikkaasti?

1. Ota selvää nykyisen toimistosi kanssa tekemästä sopimuksesta, onko välillänne irtisanomisaikaa ja jos on, kuinka pitkä? Yleensä se on 2-3 kuukautta ja tämä aika kannattaa käyttää hyväksi.
2. Sovi nykyisen toimiston kanssa kohta kohdalta mitkä asiat se hoitaa ja mihin asti? Jos irtisanomisaika on vaikka 2 kuukautta, niin luonnollisesti nykyinen tilitoimisto hoitaa sen ajan kirjanpidon, arvonlisäveroilmoitukset sekä muut mahdolliset kuukausittain toistuvat viranomaisilmoitukset. Jos on palkkoja, se hoitaa sovitus palkkoihin liittyvät työt, sekä niihin liittyvät viranomaisilmoitukset.
3. Sovi uuden toimiston kanssa vastaavasti mistä lähtien se aloittaa hoitamaan kirjanpidon, arvonlisäverot, muut mahdolliset viranomaisilmoitukset sekä mahdolliset palkkahallinnon työt. Tehkää uuden toimiston kanssa työnjako jossa sovitaan yksityiskohtaisesti mitä kukin hoitaa. Tämän työnjaon ei tarvitse olla kiveen kirjoitettu, vaan se ohje millä lähdetään liikkeelle.
4. Pyydä vaihto kohtaan edellisestä tilitoimistosta välitilinpäätös, joka sisältää tuloslaskelman, taseen ja tase-erittelyt. On jo ihan normaalia että nämä toimitetaan joka tapauksessa, mutta varmista asia. Toki mukaasi pitää lähteä kauden päivä- ja pääkirjat ja muu mahdolliset paperiaineisto. Digitaalisessa taloushallinnon maailmassa nämä kulkee mukana automaattisesti. Jos käytetty ohjelma ei vaihdu, riittää käyttäjätunnuksen antaminen uudelle toimistolle.
5. Jos käytössäsi on ollut nykyaikainen sähköinen, pilvipalveluna toimiva taloushallinto-ohjelmisto ja vaihdat sen myös toiseen, tulee selvittää irtisanomisaika myös tälle ohjelmistolle. Pitää sopia varmuuskopioinnin ottamisesta siitä ohjelmasta ja että kuka sen ottaa. Aina sanotaan että sähköiset taloushallinto-ohjelmistot pitää tallessa aineistoa lakisääteisen ajan, mutta jos irtisanot palvelun, ei sitä välttämättä silloin säilytetä. Eli selvitä mihin siihen mennessä kertynyt aineisto ajetaan, esim muistitikulle?
6. Nykyään viranomaisilmoitukset esim. verottajalle hoidetaan sähköisesti. Tilitoimistot lähettää valtakirjapyynnön ilmoitusten hoitamiseen, mutta sovi ja varmista tämäkin, kumpi valtuutuksen hoitaa?
7. Jos yrityksesi maksaa palkkoja huolehdi uuteen toimistoon työntekijöiden: verokortit, kopiot työsopimuksista, vuosilomaseuranta sekä tieto mahd. pitkistä poissaoloista kuten vanhempainvapaat. 

Päätöksen jälkeen ole avoin, sovi asiat kirjallisesti, luo tai luokaa yhdessä kirjanpitäjän kanssa aikataulu muutokselle ja vaihdolle. Kirjanpitäjät ei sodi keskenään, eikä varmasti yritä pistää kapuloita rattaisiin. Voit huoletta tarvittaessa ottaa vaihtotilanteessa uuden ja vanhan kirjanpitäjän mukaan esim. sähköpostikeskusteluihin. Näin varmistat, että pienetkin asiat tulevat huomioiduksi uuteen toimistoon vaihtaessa.

Yksinkertaisimmillaan yrittäjäksi voi ryhtyä perustamalla toiminimen. Kun liiketoiminta suunnitelmat ovat valmiita, Y-tunnuksen saaminen vaatii vain hieman paperityötä. Y-tunnus tarvitaan asioinnissa verottajan kanssa ja sen perusteella yritys voi aloittaa laskuttamisen. Lisäksi maksuttomat ilmoitukset on tehtävä verohallinnon arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, työnantajarekisteriin ja ennakonperintärekisteriin. Ennakkoperintä tarkoittaa, että yrittäjä maksaa ennakkoon veroja arvioitujen vuositulojen pohjalta. Verotoimistoa varten täytetään lomake 4071.

Toiminimen kautta voi jo harjoittaa todellista liiketoimintaa ja perustaa myös oman verkkokaupan. Parhaiten toiminimi yhtiömuotona soveltuu etenkin itsensä työllistäville pienille verkkokauppaille, joilla on suhteellisen pieni vuosiliikevaihto ja kiinteät kustannukset. Toiminimen, sekä verkkokaupankin voi myös varsin vaivattomasti halutessaan laittaa välillä pöytälaatikkoon, jos sitä ei tarvitse. Riskinä toiminimen perustamisessa on etenkin oma talous, sillä yrityksen riskit ovat toiminimen haltijalle henkilökohtaisia.  Osakeyhtiö on käytännössä ainoa järkevä vaihtoehto, jos yrittäjiä on useampia. Osakeyhtiön perustamiskynnys on myös madaltunut viime vuosina, sillä osakepääomaksi riittää 2 500 euroa kun se oli ennen 8 000:n euroa. Osakeyhtiön lopettaminen, näin halutessaan, on huomattavasti vaikeampaa kuin toiminimen lopettaminen. Yritysmuodon voi myös vaihtaa myöhemmin toimenimestä osakeyhtiöksi. Ison osan toiminimen ja osakeyhtiön perustamistöistä voi nykyisin tehdä helposti netissä, Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ja verohallinnon yhteisessä palvelussa www.ytj.fi.

Mikäli haluat että me perustetaan yritys puolestasi ja käynnistämme lakisääteisen kirjanpidon, niin teemme sen mieluusti edulliseen ja kiinteään hintaan.

Oman verkkokaupan perustaminen on helppoa ja edullista esim. Vilkas -verkkokauppa-alustan avulla. Perustamiseen ja ylläpitämiseen yrittäjällä ei tarvitse olla aikaisempaa kokemusta verkkokaupan perustamisesta tai ylläpidosta. Vilkkaan verkkokauppaa käyttää Suomessa ja Pohjoismaissa jo 1700 verkkokauppiasta.

Jokaisen yrittäjän sekä verkkokauppiaan tulee huolehtia kirjanpidosta. Verkkokauppiaan pitää laskea hinta omalle ajalle, eikä kaikkea todellakaan kannata tehdä itse. Verkkokauppiaan kannattaa keskittyä asioihin, jonka osaa parhaiten eli kaupankäyntiin ja kommunikointiin asiakkaiden kanssa. Eräät verkkokauppiaat hoitavat kuitenkin esimerkiksi kirjanpidon itse. Kirjanpito on yksi niitä keskeisistä asioita, joka kannattaa lähtökohtaisesti ulkoistaa – sillä säästät merkittävästi aikaa ja nukut yösi paremmin.

Aloittavan verkkokauppiaan ja yrittäjän ensimmäisiä tärkeitä toimenpiteitä on etsiä itselleen hyvät kumppanit ja näiden joukkoon kuuluu mm. osaava kirjanpitäjä. Kaikkia yrityksiä nimittäin sitoo kirjanpitovelvollisuus, jota puolestaan määrittelee kirjanpitolaki. Jos lakia ei tunne ja verkkokauppias tekee kirjanpidon itse, saattaa tapahtua virheitä kuten vääriä kirjauksia tai unohdettuja ilmoituksia. Nämä voivat koitua verkkokauppiaalle lopulta kalliiksi.

Ammattilainen tekee yleensä kirjanpidon nopeasti ja tarkasti, ja säästyneen ajan voi käyttää omien palvelujen ja tuotteiden kehittämiseen ja myymiseen. Ulkopuolisen kirjanpitäjän käyttäminen lisää uskottavuutta, ja samalla sinulla on rinnallasi joku, jolta voit kysyä neuvoa missä tahansa yrityksen taloudenpitoa koskevissa asioissa. Nykyään yrittäjät odottavat kirjanpitäjältä usein myös aktiivisuutta, joka näkyy esimerkiksi muistutuksina eri ilmoitusvelvollisuuksista, talouden analyyseissa yms. Kirjanpitäjän pitää tukea yrityksesi talous johtamista ja silloin toimialatuntemus verkkokaupoista on eduksi, ellei jopa vaatimus jotta hyvä kirjanpitotapa täyttää lain vaatimat puitteet. Kun verkkokauppiaalle ja kirjanpitäjällä on sama kieli ja samanlainen ymmärrys toimintaympäristöstä, on mahdollisuus molempia osapuolia hyödyntävään vuorovaikutukseen.

Onko verkkokauppiaan elämää tuntevia kirjanpitäjiä?
Ala on kirjava, joten varmista että verkkokaupalla on kirjanpitäjä, jolla on kokemusta verkkokaupoista, sekä digitaalisesta liiketoiminnasta. Lisäksi kirjanpitäjän tulee itsekin käyttää sujuvasti digitaalisia työkaluja. Mikäli sinun digitaalinen ympäristö toimii ns. vanhan liiton kirjanpitäjän kanssa, on luvassa tehottomuutta ja harmaita hiuksia, jonka sinä viime kädessä maksat. Vaadi siis kirjanpitäjältä sellaista osaamista että saatte digitaalisuudesta kaiken hyödyn irti, myös taloushallinnossa. Paperitositteet ja kuitit ovat lähtökohtaisesti tehottomuutta synnyttävä formaatti, jolle pitää sanoa yhdessä kirjanpitäjän kanssa "EI". Sähköisen taloushallinnon ohjelmat ja erilaiset pilvipalvelut auttavat pysymään erossa papereista, sekä pysymään ajan tasalla yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Niiden avulla tositteiden ja töiden jakaminen tilitoimiston tai kirjanpitäjän kanssa on helppoa.

Vaikka hyvä kirjanpitäjä on verkkokauppiaan paras kaveri, kirjanpidosta on hyvä tietää jotain itsekin. Muista ainakin nämä:
    •    Verkkokaupan myyntiraportit voidaan tehdä kerran kuussa verkkokaupasta saatavat raportin avulla. Mikäli teet kansainvälistä kauppaa, niin huolehdi että verkkokauppa-alusta raportoi myös ALV:t maakohtaisesti. Tiedon siirto verkkokaupasta taloushallinnon järjestelmään voidaan tehdä myös automatisoimalla tiedonsiirto reaaliaikaiseksi.
    •    Mikäli verkkokaupan lisäksi sinulla on yksi tai useampi kivijalkamyymälä, muista pitää raportointi eheänä ja säännöllisenä.
    •    Suunnittele raportointi yhdessä kirjanpitäjän kanssa. Mikäli myyntiraportit ja tiliotteet eivät täsmää, joutuu kirjanpitäjä tekemään manuaalisia täsmäytyksiä mikä vie turhaa aikaa ja rahaa.
    •    Palautusten hallinta ja niihin liittyvien tositteiden käsittely pitää sopia yhdessä kirjanpitäjän kanssa. Oikein tehtynä niistä ei muodostu taakkaa operatiivisessa toiminnassa.
    •    Googlen, Facebook yms. toistuvasti käsiteltävien pilvipalveluiden tositteiden kirjanpito pitää olla tehokasta ja mahdollisimman pitkälle automatisoitua.
    •    Varaston arvon ja kiertonopeuden seuraaminen yhdessä kirjanpitäjän kanssa on tärkeää, sillä mitä nopeammin varasto vaihtuu, sitä nopeammin saadaan raha käyttöön ja sitä vähemmän varastoon sitoutuu yrittäjän pääomia.
    •    Markkinapaikkojen kuten Amazonin, Alibaban ja eBayn käsittely kirjanpidossa tehokkaasti
    •    Tee tilitoimiston tai kirjanpitäjän kanssa sopimus, jossa on selvästi määritelty, mitkä asiat ovat kirjanpitäjän vastuulla, mitkä sinun.
    •    Tee tositteisiin selkeät merkinnät siitä, mitä tosite koskee. Jos kyseessä on esimerkiksi edustuskulu, merkitse ketä on ollut mukana ja miksi heitä on kestitty. Mikäli käytössäsi on sähköinen taloushallinnon järjestelmä, riittää kun tarkennukset ovat siellä merkitty.
    •    Pyydä toimittajilta laskut aina sähköisesti. Joko verkkolaskuna tai PDF:nä sähköpostilla.
    •    Muista että tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Sähköiset taloushallinnon ohjelmat säilyttävät nämä puolestasi, eikä mapeille ole tarvetta.
    •    Muista lisäksi että tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Sähköiset taloushallinnon ohjelmat säilyttävät myös nämä puolestasi, eikä mapeille ole tarvetta.
Verkkokauppiaan sielunelämän tunteva kirjanpitäjä on voimavara yritykselle. Sen avulla yrittäjä pysyy ajantasalla taloudesta, sekä pystyy tekemään parempia ja turvallisempia päätöksiä pohjautuen mahdollisimman tarkkaan näkemykseen verkkokaupan ja talouden tulevaisuudesta.

Lupaamme tarjota kaikille yrittäjille verkkokauppaa ymmärtävän sähköistetyn tilipalvelun, riippumatta verkkokauppa-alustasta tai ohjelmistosta. Alkuun tuemme Finagoa (ent. Procountor), sekä myöhemmin tuomme muitakin taloushallinnon alustoja mukaan yhdessä asiakkaiden kanssa. Yhtiön palvelut lanseerataan huhtikuussa 2018. Yhtiön virallinen nimi on Tilkas Oy ja markkinointinimi on www.verkkokauppatilit.fi