Blogi

Mitkä on stepit tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen?

Nyt kirjoitan siitä mitä ja missä järjestyksessä edetään pöytäkirjojen, tilintarkastuksen ja veroilmoituksen kanssa kun yhtiön tilinpäätös on valmistunut. 

1. Hallitus kokoustaa ja tekee voitonjako- (tai tappion käsittely-) ehdotuksen yhtiökokoukselle. Tämä ehdotus kirjataan myös tilinpäätökseen. 

2. Jos yhtiöllä on tilintarkastaja, toimitetaan hänelle allekirjoitettu tilinpäätösaineisto, kaikki tilikauden kokouspöytäkirjat sekä tietysti kirjanpitoaineisto. 

3. Tilintarkastajalta saadaan tarkastuskertomus, jonka jälkeen voidaan yhtiökokous kutsua koolle. Tässä kokouksessa käsitellään yhtiöjärjestyksen mukaiset asiat, päätetään tilinpäätös, hallituksen esitysehdotus jne. Ja jos tarkastajaa ei ole valittu, pidetään yhtiökokous hallituksen kokouksen jälkeen.

Veroilmoitus laaditaan viim. 4 kk tilikauden päättymisen jälkeen. Sen voi lähettää heti jo ennen tilintarkastusta ja kokouksia, mutta kätevää on hoitaa kaikki samalla. Veroilmoituksen liitteeksi laitetaan tilinpäätös, yhtiökokous tai ote siitä ja tilintarkastuskertomus (jos tarkastaja on valittu). Jos pöytäkirjoja ei kuitenkaan ole saatavilla heti, niin ne voi toimittaa myös takautuvasti.

Milloin tilintarkastaja pitää valita?

Kun täytyy 2 seuraavista kohdista:

• Taseen loppusumma yli 100 000 euroa
• Liikevaihto tai vastaava tulo yli 200 000 euroa
• Palveluksessa ka. yli 3 hlö.

Ja se deadline on:

Veroilmoitus 4 kk tilikauden päättymisen jälkeen.

Tilinpäätös vahvistetaan yhtiökokouksella 6 kk tilikauden päättymisen jälkeen.

Tilinpäätöstiedot laitettava kaupparekisterin viim. 2 kuukautta yhtiökokouksen vahvistamisen jälkeen.

Olen aiemmin kirjoittanut toisen postauksen. Allekirjoitukset voi laatia sähköisesti

Aiheesta myös video: Tilinpäätös valmistuu, missä järjestyksessä edetään sen jälkeen?

Tämä teksti palvelee enemmän aloittelevia yrittäjiä tai niitä, jotka miettii yrityksen perustamista. Kirjanpidon laatiminen tuntuu joskus vaikealta aiheelta ja mitä urbaaneja legendoja kuulee kuittisodasta, jossa joka kuukausi meneee päivä- tai kaksi kuittien järjestelyyn, jotta ne saa toimitettua kirjanpitäjälle. Tämä voi pelottaa aloittavia. Nyt kun vielä puhutaaan perinteisistä ja sähköisistä kirjanpidoista, niiden eroista ja hinnoista, ei ihme että menee sormi suuhun.

Tehtäisikö ensin ihan perusteet selväksi? Mitä tarvitaan kirjanpitoon, jotta peruskuukausi kirjanpito saadaan tehtyä. Valitaan sen jälkeen sopiva tapa toimittaa tai mahdollisesti sopiva ohjelma käytettäväksi.

Kirjanpito laaditaan tositteiden perusteella. Tosite on se dokumentti jossa selviää mitä on ostettu tai myyty?

Siinnä näkyy:

• summa, 

• päiväys,

• yksilöintitieto kuten juokseva tositenumero, 

• arvonlisäveron määrä eriteltynä jos myyjä on alv-velvollinen.

Maksutapahtuma tositteena:

• pankin tiliote, 

• pankista saatava kuitti maksutapahtumasta tai 

• käteismaksussa maksunsaajan antama kuittaus että raha on saatu. 

Jos käytössä on käteiskassa, tulee siitä toimittaa kassakirja, joka vastaa vähän kuin pankin tiliotetta: sinne siis kirjataan päivittäin kassan panot ja otot, sekä selvitys niille.

Käytännössä toimitat kirjanpitoon nämä tositteet ja tiliotteet. 

Muistathan, että kortilla/ käteisellä tekemästäsi ostosta saatu kuitti on myös kirjanpitoon toimitettava tosite. Internetin ihmeellisessä maailmassa on verkkokauppoja ja palveluntarjoajia, joista voi laskutuksen lisäksi ostaa kortilla.. Ethän ohita näistä ostopaikoista tulleita sähköposteja tilauksesi jälkeen? Yleensä se ostokuitti (alv-erittelyineen) on mukana näissä viesteissä. Verkkokaupasta ostetusta tavarasta voi kuitti olla paketin sisällä, mutta muuten nämä on aika sähköisessä maailmassa ja kirjanpitovelvollisen pitää olla nohevana että saa sen tositteen itselleen ja toimitettavaksi kirjanpitoon.

Yli internetin toimivat ostopaikat, kuten Google, toimittaa kuitin korttimaksusta sähköpostiin. Jos se ei sieltä löydy, löytyy selvitys maksutapahtumasta kirjautumalla asiakastilillesi.

Miten kirjanpitoaineiston toimittaminen sitten käytännössä tapahtuu? Perinteinen tapa on toimittaa tiliotteet ja koko tositepino paperisena tilitoimistoon. Mielellään tiliotteenmukaisessa aikajärjestyksessä jotta ei tarvitse ihmetellä miksi tilitoimisto laskuttaa aineiston järjestämisestä. 

Toinen ääripää tästä on täysin digitaalinen malli, jossa samasta ohjelmasta mahdolliset myyntilaskut kirjataan ja lähetetään verkkolaskuina, tulevat ostolaskut tulevat ohjelmaan verkkolaskuina operaattorin tai skannauspalvelun kautta. Tiliotteet uivat sähköisesti ohjelmaan pankista ja maksaminen tapahtuu samalla kun siemailet kahvia tai teetä joogamatollasi. Pikkukuitit, kuten korttiostot kuvaat kännykkään lataamallasi kuittisovelluksella, josta kuva ui samaan samaan ohjelmaan kirjanpitäjän käsittelyä varten.

Näiden kahden tyypin välissä on kaikki tavat tältä väliltä. Yksi tapa on se, jossa yrittäjä kuvaa sovelluksella kaikki paperisena tulleet tositteet, toinen kuvaa ne Drive tai Dropbox (tms)kansioon, joka on jaettu yrittäjän ja kirjanpitäjän välille. Osa kuiteista tulee sähköpostilla ja osa postitse. Pääasia lienee, että kaikki tositteet toimitetaan kirjanpitoon, että se kirjanpito saadaan oikein ja täsmällisesti tehtyä. Mikä on sinulle sopivin tapa toimia? Mistä olet valmis maksamaan?

Ja vielä lopuksi. Mitä sitten kun et saa kuittia? Esimerkkinä menet autolla palaveriin, maksat parkkimaksun, ja parkkimittari ei anna kuittia vaikka miten riehuisi ja maanitteleisi? Ota paperia. Kirjoita siihen päiväys, summa, lyhyt selvitys: parkkimaksu Erottajalla. Allekirjoitus. Toimita se kirjanpitoon.

Arvonlisäveroa siitä ei saa kirjata mutta tuloverotuksessa voidaan vähentää niin että puuttuva kuitti ei jää yrittäjän palkaksi.

Jäikö jokin askarruttamaan? Kerron mielelläni lisää.

Tästä löytyy myös video Youtubesta https://youtu.be/KMvK7G5lEUw

Sekä Ilmainen opas

Usealla yrityksellä on tässä vaiheessa tilinpäätösaika käsillä ja varaston laskenta edessä. 

Mitä siitä pitää osata ottaa huomioon? Ja mikä se varasto on? Kirjanpidon yhteydessä puhutaan virallisemmin vaihto-omaisuudesta. Se on sitä ainetta, tarviketta tai tavaraa mitä ostat ja myyt asiakkaallesi. Esimerkkinä ruokaravintolassa se on ruokatarvikkeita ja erilaisia juomia. Muttereita myyvässä liikkeessä ne on muttereita ja lemmikkieläinten ruokia myyvässä liikkeessä varastoa on ne lemmikkieläinten ruoat.

Tilikauden aikana kaikki myyntiin ostamasi aineet, tavarat ja tarvikkeet kirjataan tuloslaskelmassa ostoihin ja viimeistään tilinpäätöksessä tilikauden aikana kirjatut ostot oikaistaan tilinpäätöshetkellä olevalla varaston arvolla taseen vaihto-omaisuuteen. Näin se vaikuttaa yrityksesi tulokseen ja siihen miten paljon yritys maksaa veroja. Jäljellä olevan varaston oletetaan tuottavat tuloa tulevina aikoina. Näistä muodostuu inventaarion kautta yrityksen varaston arvo, jota kirjanpitäjä hanakasti kyselee. 

Varastosta on hyvä tietää, paljonko sitä on, miten vanhaa se on eli miten hyvin eri tavarat kiertää? Sen lisäksi hyvä on tietää onko varastossa vanhentunutta tai rikkinäistä eli epäkuranttia tavaraa. Harjoitetulla liiketoiminnalla on merkitystä siihen miten hyvin varasto kiertää, esimerkkinä vaikka yllä mainitsemani ravintola vs. mutteriliike.

Varastosta pidetään kirjaa erilaisilla varastonhallintajärjestelmillä tai inventoimalla varasto käsin. Arvoa laskiessa on hyvä olla realistinen. Se tarkoittaa sitä, että varastossa olevat aineet, tarvikkeet tai tavarat arvostetaan niiden todellisen ostohinnan mukaan. Epäkurantti tuote pitää heittää pois ja vähentää varaston arvosta. Toimita nimetty, päivätty ja allekirjoitettu inventaario kirjanpitoon. Tämän perusteella varaston arvo kirjataan kirjanpitoon.

Se miten usein varaston arvon selvittää on tietysti yrityskohtaista. Erilaisilla kassaan liitettävillä, tai esim verkkokaupan varastoliitännäisillä varastosaldon seurannan saa ajantasaiseksi. Ne on hyvä työkalu seurata tilannetta tuloksen kannalta pitkin tilikautta. 

Varaston arvo saattaa kertoa, seisooko yrityksen raha jossakin joka ei kierrä? Onko varastossa jotakin, joka ei mene hyvin kaupaksi tai onko se ns. menneen talven lumia, kuten vaikka vaateliikkeessä, pois muodista mennyt vaate? 

Varaston arvon muutokset vaikuttavat yrityksen tulokseen. Jos tarkastellaan pelkästään varaston arvon muutosta, kasvanut varasto nostaa tulosta ja laskenut varaston arvo pienentää tulosta. Luonnollisesti lopulliseen tulokseen vaikuttaa monta muuta asiaa kuin pelkkä varaston arvo. Mutta sen siistinä pitäminen ei tuota isoja yllätyksiä tulevinakaan tilikausina.

Tein aiheesta myös videon, voit katsoa sen täältä: https://youtu.be/qgmijGmHZjU

Tervetuloa kaikki verkkokauppiaat infotilaisuuteen kuulemaan ja keskustelemaan sähköisestä taloushallinnosta sekä nauttimaan kanssamme aamupalatarjoilusta!

Tilaisuudessa kerromme verkkokauppiaan sähköisestä taloushallinnosta, sen tuomista eduista sekä ohjelmiston joustavasta yhteiskäyttömahdollisuudesta tilitoimiston kanssa.

Kaikille tilaisuuteen osallistujille jaetaan leffalippupaketti (sis. 2 leffalippua)!

AIKA: Keskiviikko 4.12.2019 klo 8:00-10:00

PAIKKA: Accountor Finago Oy / Keilalampi, Keilaniementie 1, Espoo

OHJELMA:

• 08:00 Aamupalaa ja ilmoittautuminen
• 08:10 Tervetulijaissanat ja Verkkokauppatilit esittäytyy
• 08.15 Verkkokauppiaan taloushallinto / Niina Kilponen, VerkkokauppaTilit Oy
• 08:30 Vilkas verkkokaupan liitynnät taloushallintoon / Markku Korkiakoski, Vilkas Oy
• 09:00 Ajan säästöä verkkokauppiaan arkeen sähköisellä taloushallinnolla / Henna Kauppinen, Finago Oy
• 09:45 Kysymyksiä ja keskustelua
• 10:00 Tilaisuus päättyy

Tilaisuus on maksuton eikä sido sinua mihinkään. Ilmoittaudu tilaisuuteen TÄSTÄ linkistä.

Haluamme tarjota teille entistäkin tehokkaampaa ja laajempaa sähköistä palvelua. Teemme yhteistyötä johtavan kotimaisen sähköisen taloushallinnon ohjelmistotalon Finagon kanssa.

Procountoriin siirtyminen on yrityksellenne helppoa. Teemme sopimuksen halutessanne puolestanne. Tilaisuudessa tarjoamme teille Procountorin pikastartin 0 euron hintaan! (norm. 295 € + alv.).

Pikastartti sisältää:

• Procountor-ympäristön avaus
• Pankkiyhteyksien avaus ja tulostuspalvelu
• OpusCapitan verkkolaskuosoitteet, paperilaskujen skannauspalvelu ja sähköpostiskannaus

Taloushallinnon ammattilaisten keskuudessa on eletty muutoksen täyteisiä vuosia. Toimiala on digitalisoitunut nopeasti ja samanaikaisesti joukko ammattilaisia on eläköitymässä. Ala on myös keskittynyt voimakkaasti ennen kaikkea yrityskauppojen myötä. Jäljelle on jäänyt muutama iso toimija sekä suuri joukko pieniä. Huomio on toisaalta uusien digitaalisten työvälineiden kehittämisessä ja toisaalta integraatiossa. Mutta miten asiakas on pysynyt kyydissä tässä muutoksessa?

Kun tilannetta arvioi asiakkaan näkökulmasta, tunnelma on skitsofreninen.  Toisaalta tilanne on parantunut, mutta mielestäni se on myös heikentynyt.

Asiakkaat ovat ottaneet ilolla vastaan uudet työkalut, joiden avulla taloushallinnon perustoimintoja voi tehdä itsenäisesti. Samalla voidaan saavuttaa säästöjä. Tämä on johtanut osittain myös siihen, että asiakkaat valitsevat ensin työkalun ja sen jälkeen asiantuntijan tai toimiston taloushallinnon tueksi. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että toimiston vaihtaminen on entistä helpompaa, koska lähes kaikki tieto löytyy järjestelmistä. Mappeja ei tarvitse enää siirrellä.

Ovatko taloushallinnon yritykset unohtaneet, mitä asiakkaat tarvitsevat?

Samanaikaisesti näyttää siltä, että taloushallinnon yritykset ovat unohtaneet mitä asiakkaat todellisuudessa tarvitsevat. Asiakkaat tarvitsevat kumppanin, joka auttaa heitä liiketoiminnan kehittämisessä eikä vain kasvotonta prosessia, joka keskittyy tarjoamaan taaksepäin katsovaa kirjanpitoa. Omien kokemuksieni pohjalta juuri kukaan ei enää keskity asiakassuhteiden kehittämiseen eikä kukaan ole koskaan yhteydessä - ellei kyseessä ole kilpailevan taloushallinnon palveluja tarjoavan toimiston myyjä.

Mistä asiakaskokemus koostuu?

Asiakaskokemus koostuu tehokkuudesta, helppoudesta ja tunteesta. Viimeiset vuodet taloushallinnon palvelujen tehostaminen on ollut keskiössä - taloushallinnosta on tehty asiakkaalle entistä tehokkaampaa ja asiakas on saanut lisäarvoa läpinäkyvyyden kautta. Toisaalta uudet työkalut ovat myös helpottaneet niin omaehtoista taloushallinnon ylläpitoa kuin tapahtumien seurantaa. Voidaan todeta, että asiakaskokemuksen kolmesta elementistä tehostaminen ja helpottaminen ovat olleet keskiössä.

Tunteen osuus asiakaskokemuksesta on arviolta 2/3! Tunne summaa kaikki aiemmat kokemukset yrityksen ja sen työntekijöiden kanssa kaikissa eri kanavissa ja palveluissa. "Miltä minusta tuntuu, onko tämä yritys kiinnostunut minun tilanteestani?"  Missä ovat ne taloushallinnon yritykset, jotka uskaltavat panostaa rohkeasti asiakkaiden tunnekokemusten rakentamiseen ja jopa tunteiden tavoitteellistamiseen? Lisäksi taloushallinnon palveluja tarjoavien yritysten tulisi uskaltaa myös erikoistua kohderyhmien kautta. Missä ovat puolestaan ne yritykset, jotka keskittyvät esimerkiksi verkkokauppojen tai start-up-yritysten tarpeisiin? 

Mistä kestävää kasvua murroksen keskellä?

Toimialan keskustelu on tällä hetkellä edelleen sisäisessä muutoksessa, integraatiossa ja uuden teknologian tuomissa mahdollisuuksissa. Toivon, että joku toimialan yrityksistä löytää nopeasti uuden aidosti asiakaskeskeisen toimintatavan, koska se tuo mukanaan kestävää kasvua. 

Kirjoittaja Kari Korkiakoski on kokenut asiakaskeskeisen yritystoiminnan ja asiakaskokemuksen asiantuntija. Hän on perustanut asiakaskokemuksen konsulttitoimisto Futurelab Finlandin.  Lisäksi Kari on myös Tilkas Oy:n perustaja ja hallituksen puheenjohtaja.

Alkuperäinen kirjoitus julkaistiin Eduhousen blogissa

Tästä minä olen onnellinen.

Kun kokouksen pitäjät tai vaikka hallituksen jäsenet toimivat ympäri suomea voi kokouksen silti pitää missä vain. Kun pöytäkirjan allekirjoitus prosessi on sähköistetty, ei pöytäkirjaa tarvitse juoksuttaa ja postittaa pöydältä toiselle. Kirjanpitäjänä huolta aiheuttaa myös tilinpäätökset, yhtiökokoukset yms. joista tarvitaan kopio myös tilitoimistolle jos tarkoitus on että kirjanpitäjä hoitaa myös veroilmoituksen laatimisen ja lähettämisen. Ajattelen tätä nyt niin päin, että minä kirjanpitäjänä hoidan allekirjoitusten keräilyn.

Testasin tätä äskettäin asiakkaalle, jonka hallituksen jäsenet/ osakkeenomistajat asuvat ja toimivat kaikki eri paikkakunnilla. Lähetin tilinpäätöksen, sekä tilintarkastajan vahvistuskirjeen omina tiedostoinaan allekirjoitettavaksi jäsenille. Sen jälkeen lähetin tilinpäätöksen tilintarkastajalle allekirjoitettavaksi. Kun nämä oli kunnossa, sovimme asiakkaan kanssa, että kun pitävät yhtiökokouksen, pöytäkirja lähtee kauttani allekirjoitus kierrokselle.

Sähköpostiini tulee joka allekirjoituksesta vahvistus ja vieläpä vahvistus  silloin kun kaikki osalliset on allekirjoituksen tehneet. Ko. dokumentti on vahvistusviestin liitteenä allekirjoituksineen, josta voin sen suoraan jakaa osallisille talletettavaksi. Sen lisäksi allekirjoitettu dokumentti jää talteen käyttämääni palveluun muutamaksi vuodeksi.

Allekirjoittajat kirjoittavat dokumentin ns. Vahvalla tunnistautumisella, eli käytössä on pankkitunnisteet ja mobiilivarmenne. Käyttämäni palvelu on muutenkin hyvin turvallinen, ja sen tietoturva auditoidaan ulkoisen auditoijan puolesta.

Sanomattakin on selvää, että yrityksemme viimeisimmän hallituksen kokouspöytäkirja lähti juuri sähköisesti allekirjoitettavaksi osallistujille :)

Maksutapojen kirjaus herättää kysymyksiä ja koska kirjanpidon kustannukset halutaan pitää mahdollisimman matalana, kerron hieman siitä miten maksutapojen kirjaus yleensä hoidetaan meidän toimistossa.
 

Maksunvälittäjäsi perii omat kulunsa aina jossakin välissä. Sen lisäksi se tuo kirjanpitoonkin hieman tehtävää. Sen ei kuitenkaan tarvitse olla mitään monimutkaista, sekä kallista vientivienniltä, joka tapahtumasta tehtävää kirjausta. Toki, vähintään yhden tositteen kuukaudessa saa kirjata maksutavoille. Mutta jos vielä itse toimitat oikeat raportit kirjanpitoon, niin ei se kalliiksi tule. Eikä toki kovin isoa tuntitaksaa meillä siitä veloitetta jos kirjanpitäjä sen käy hakemassa.
 

Meillä on käytössä Finago Procountor ja sen avulla hommasta saa ihan simppeliä. Eli, saat maksunvälittäjältä raportin verkkopalvelusta. Otetaan se nyt vaikka sitten kalenterikuukausittain. Tiliotteet tulevat sähköisesti Procountoriin. Pankki veloittaa oman taksansa sähköisestä tiliotteesta riippuen tiliotteen toimitusvälistä. Muuten tiliote, oli se sitten päivittäin, viikottain tai kuukausittain, ei maksa Procountorissa mitään.

Kun tiliote saapuu ohjelmaan, sille muodostuu kirjanpitosivu joka viennille. Edelleen kuuluu hintaan. Tiliotteelle voi kullekin maksunvälittäjälle määritellä oman oletus(kirjanpito)tilin jolle maksu kirjautuu. Me hoidamme sen.

Jos maksunvälittäjiä on useita ja haluat jokaista seurata omalla saamiset- tilillään niin sekin on mahdollista. Ohjelma kun ymmärtää sille annetut ohjeet siitä, mihin kunkin maksunvälittäjät panot kirjataan. Sitten vain toimitat maksunvälittäjän verkkosivuilta tallentamasi raportin kirjanpitoon. Jos olet epävarma, niin kysy. Selvitellään yhdessä.

No mitä kirjataan raportista? Toisille kirjataan pelkät maksutapojen provisiot, kulut yms transaktiomaksut. Toisille kirjataan myös myynnit maksutaparaportin kautta, edellyttäen, että sieltä saa tarvittaessa myynnit alv.kannoittain. Jos käytetään ensimmäistä vaihtoehtoa, silloin myynnit kirjataan verkkokaupan raportilta.
 

Käytännössä tähänkin riittää yksi tosite kuukaudessa, jos haluat kustannukset viedä ihan minimiin. Procountorissa, eikä meidän hinnoittelussa ole vientimaksuja. Ja olemalla itse aktiivinen siinnä, että toimitat oikean raportin, on homma helppoa ja tehokasta.

1.1.2019 alkaen käyttöön tuleva Tulorekisteri on viranomaisten yhteinen sähköinentietokanta, johon tuosta hetkestä lähtien työnantajat ilmoittavat työntekijöidensä palkkatiedot. Oleelliset muutokset on, että palkkailmoituksen lähettäminen tapahtuu nykyistä aiemmin. Ilmoitus on lähetettävä 5 päivän kuluessa palkanmaksupäivästä. Jos tähän 5 päivään sisältyy pyhiä tai viikonloppu, ilmoitus lähetetään seur.mahdollisena arkipäivänä.

Tästä samasta tietokannasta hakevat henkilöiden palkkatietoja mm. verottaja, eläkevakuutusyhtiöt sekä Kela.

Työntekijällä on mahdollisuus tarkastella omia ilmoitettuja palkkatietojaan reaaliaikaisesti. Tämän jälkeen ei lähetetä vuosi-ilmoituksia verottajalle sekä vuosi- tai kuukausi-ilmoituksia eläkeyhtiöihin, paitsi vuoden 2018 osalta. Yrityksen kassavirtoihin tämä voi vaikuttaa TyEL-maksujen osalta jos käytössä on ollut ennakkomaksuihin perustuva vuosi-ilmoitusmenettely. Tämä tulee siis muuttumaan 2019, jolloin eläkeyhtiöt lähettää laskun toteutuneiden palkkojen mukaan kuukausittain.

Vuotta 2018 (tai aiempia) vuosia koskevat ilmoitukset tehdään vielä nykyisellä tyylillä tammikuun loppuun mennessä.

Joskus kirjanpitäjän vinkkelistä on tuntunut, että aina nämä muutokset verottajan järjestelmissä ei oikein toimi. Tämä tulorekisteri itsessään vaikuttaa tosi hyvältä ja on harppaus eteenpäin vielä suoraviivaisempaan sähköiseen taloushallintoon, mutta toivottavasti tietokanta toimii sitten kun H-hetki koittaa. Toivotaan parasta ja pelätään pahinta, vai miten se meni?

En tarkoita kysymyksellä nyt äidinkieltä tai murretta. Ammattikielen käyttäminen asiakaskohtaamisissa saattaa kuitenkin asiakkaasta kuulostaa varsin vieraalta. Parissa neuvottelussa on käynyt ilmi, että asiakas on kokenut itsensä suorastaan tyhmäksi kun ei parilla eikä kolmellakaan tarkentavalla kysymyksellä ole saanut selvää, mitä kirjanpitäjä on tarkoittanut? Toisille asiakkaille taas taloushallinnon ammattikieli on helppoa ja sitä halutaan puhuttavan. Kirjanpitäjällä on mielestäni vastuu siitä, että tunnistaa, onko tarve puhua kansantajuisesti vai hienoilla termeillä? Itsestäänselviä asioita ei ole. On siis hyvä osata tunnistaa, mitä kieltä puhutaan. Monestiko muistamme kysyä: saitko kiinni mitä tarkoitin? Tällä alalla ei todellakaan auta sanonta: vastuu on kuulijan.

Tuskin kukaan kuitenkaan pitää tärkeimpänä sitä, että ladotaan neuvottelussa ammattislangia. Kaikille asiakkaille varmasti tärkeintä on se, että ymmärtää ja tietää miten se oma talous makaa ja mitä on näkyvissä jatkossa? Vai kumpi kirjanpitäjä on ammattitaitoisempi: se joka viljelee taloushallinnon termejä sulavasti puhuessaan, vai se joka puhuu ja tarvittaessa vaikka piirtää niin, että asiakas asian varmasti ymmärtää? Asiakaspalveluahan tämä hyvin pitkälti on. Kirjanpitäjälle itsestäänselvät asiat eivät todellakaan kaikille ole sitä. Vaarattomampaa olisi varmistaa vaikka niillä tyhmillä itsestäänselvillä vastakysymyksillä että onhan asiakkaalle varmasti kaikki selvää?

Saatanpa itsekin pitää asioita itsestäänselvyytenä ja luulla että kyllähän kaikki tämän tietää? Näin on käynytkin, eipä sitä kieltäminen. Pelkästään tämä aihe ja tästä kirjoittaminen mietitytti, että mitä uutta näkökulmaa tämä nyt tuo? Aihe on kuitenkin lyhyelle aikaa tullut useasti vastaan,  joten liikkeellä taitaa olla paljon asiakkaita, joille voisi puhua tavallisesti ja kysyä: saitko kiinni mitä tarkoitin?

Mietitkö tilitoimiston vaihtoa? Tilitoimiston vaihtaminen voi tulla eteen monestakin syystä. Tilitoimistoyrittäjä jää eläkkeelle, oma kirjanpitäjä vaihtaa paikkaa, nykyinen tilitoimisto ei hoida kaikkia tarvittavia palveluja, henkilökemiat ei kohtaa tai ihan mistä tahansa syystä. Aina vaihtoon ei tarvitse olla syynä mitään negatiivista, voihan olla että yrittäjä saa paremman tarjouksen toisesta toimistosta omien asioiden hoitoon. Usein kuitenkin kuulee, että toimiston vaihtamista on mietitty pitkään ja on vaikeaa pistää homma alulle. Voi pelottaa, että hoidetaanko asiat mallikkaasti loppuun vanhassa toimistossa ja kuinka sujuvasti siirto tapahtuu uuteen toimistoon? Ymmärtääkö uusi kirjanpitäjä heti ne omat tarpeet ja yrityksen toimialan vaatimat asiat? Lisäksi jos yritys on vakituinen palkanmaksaja, sujuuhan palkanmaksut ja tarvittavat viranomaisvelvoitteet vaihdosta heti mallikkaasti?

1. Ota selvää nykyisen toimistosi kanssa tekemästä sopimuksesta, onko välillänne irtisanomisaikaa ja jos on, kuinka pitkä? Yleensä se on 2-3 kuukautta ja tämä aika kannattaa käyttää hyväksi.
2. Sovi nykyisen toimiston kanssa kohta kohdalta mitkä asiat se hoitaa ja mihin asti? Jos irtisanomisaika on vaikka 2 kuukautta, niin luonnollisesti nykyinen tilitoimisto hoitaa sen ajan kirjanpidon, arvonlisäveroilmoitukset sekä muut mahdolliset kuukausittain toistuvat viranomaisilmoitukset. Jos on palkkoja, se hoitaa sovitus palkkoihin liittyvät työt, sekä niihin liittyvät viranomaisilmoitukset.
3. Sovi uuden toimiston kanssa vastaavasti mistä lähtien se aloittaa hoitamaan kirjanpidon, arvonlisäverot, muut mahdolliset viranomaisilmoitukset sekä mahdolliset palkkahallinnon työt. Tehkää uuden toimiston kanssa työnjako jossa sovitaan yksityiskohtaisesti mitä kukin hoitaa. Tämän työnjaon ei tarvitse olla kiveen kirjoitettu, vaan se ohje millä lähdetään liikkeelle.
4. Pyydä vaihto kohtaan edellisestä tilitoimistosta välitilinpäätös, joka sisältää tuloslaskelman, taseen ja tase-erittelyt. On jo ihan normaalia että nämä toimitetaan joka tapauksessa, mutta varmista asia. Toki mukaasi pitää lähteä kauden päivä- ja pääkirjat ja muu mahdolliset paperiaineisto. Digitaalisessa taloushallinnon maailmassa nämä kulkee mukana automaattisesti. Jos käytetty ohjelma ei vaihdu, riittää käyttäjätunnuksen antaminen uudelle toimistolle.
5. Jos käytössäsi on ollut nykyaikainen sähköinen, pilvipalveluna toimiva taloushallinto-ohjelmisto ja vaihdat sen myös toiseen, tulee selvittää irtisanomisaika myös tälle ohjelmistolle. Pitää sopia varmuuskopioinnin ottamisesta siitä ohjelmasta ja että kuka sen ottaa. Aina sanotaan että sähköiset taloushallinto-ohjelmistot pitää tallessa aineistoa lakisääteisen ajan, mutta jos irtisanot palvelun, ei sitä välttämättä silloin säilytetä. Eli selvitä mihin siihen mennessä kertynyt aineisto ajetaan, esim muistitikulle?
6. Nykyään viranomaisilmoitukset esim. verottajalle hoidetaan sähköisesti. Tilitoimistot lähettää valtakirjapyynnön ilmoitusten hoitamiseen, mutta sovi ja varmista tämäkin, kumpi valtuutuksen hoitaa?
7. Jos yrityksesi maksaa palkkoja huolehdi uuteen toimistoon työntekijöiden: verokortit, kopiot työsopimuksista, vuosilomaseuranta sekä tieto mahd. pitkistä poissaoloista kuten vanhempainvapaat. 

Päätöksen jälkeen ole avoin, sovi asiat kirjallisesti, luo tai luokaa yhdessä kirjanpitäjän kanssa aikataulu muutokselle ja vaihdolle. Kirjanpitäjät ei sodi keskenään, eikä varmasti yritä pistää kapuloita rattaisiin. Voit huoletta tarvittaessa ottaa vaihtotilanteessa uuden ja vanhan kirjanpitäjän mukaan esim. sähköpostikeskusteluihin. Näin varmistat, että pienetkin asiat tulevat huomioiduksi uuteen toimistoon vaihtaessa.