Blogi

Näin tulet meille asiakkaaksi.

Perustit oman verkkokaupan. Se on jo aloitettu ja kirjanpito täytyisi jonkun hoitaa. Mitä ja miten toimitat asiat kirjanpitäjälle?

Asia tuntuu vaikealle ja vieraalle. On tätä verkkokaupan perustamista, hallinnointia, markkinointia, tuotteistamista ja säätöä. Tuokin Niina tyrkyttää tuossa sähköistä kirjanpitoa, e-taskua tai soloa ja ainakin yrityksen tiliotetta tilataan sähköisesti. On omaveroa ja suomi.fi valtuuksia ja sähköisisä allekirjoituksia. Enkö vain voi toimittaa papereita sinne ja että joku huolehtii tarvittavat ja pakolliset ilmoitukset verottajalle?

Ensimmäiset stepit.

Kyllä. Ensimmäinen tehtävä on toimittaa kirjanpitoaineisto minulle. Se on tärkeintä, jotta kirjanpitosi saadaan tehtyä ja tarvittavat ilmoitukset lähetettyä. Aineiston sisältöä voi tutkia vaikka täältä https://urly.fi/2bEx

Yrityksen tiliote tilataan sähköisesti, se on sääntö ja tämä toimenpide jouduttaa jo huomattavasti kirjanpitosi hoitamista. Tämä taas hoituu sitten, että toimitan pankkisi valtuutuksen sinulle esitäytettynä allekirjoitettavaksi ja pankkiin lähetettäväksi.

Veroilmoituksia varten tarvitsen suomi.fi valtuudet. Teen pyynnön suomi.fi:ssä ja lähetän ohjeet sinulle niiden hyväksymiseksi. Paperilla ilmoittelut kuukausittain alkaa olla jo menneen talven lumia.

Alkuun minä toimitan myös tilitoimisto sopimuksen tutkittavaksi. Siinä kuuluu olla sovitut asia, kuka hoitaa ja mitä, sekä tilitoimistoalan yleiset sopimusehdot. Kun se on ok, lähetän sen molemmille sähköisesti allekirjoitettavaksi.

Mutta ennen sopimusta käydään nämä läpi.

Se miten aineistosi toimitat, valitset sinun tilanteesi mukaan. Kustannus asia tämä on myös, eli mitä enemmän minulla on manuaalista työtä, sen enemmän siihen kuluu aikaa. Jos sinulla on paperisia kuitteja ja tositteita, sinun pitää järjestää ne johonkin, pitää ne tallessa. Yksi tapa on se kansio johon keräät tositteet sitä mukaa kun niitä tulee ja maksat ne. Ja sitten toimitat kansion minulle. Kunhan olet tarkistanut tiliotteesta että kaikki aineisto on tallessa. Mitä paremmassa järjestyksessä aineisto on sen nopeammin asiat hoituu. Kuulostaa helpolta? Entäpä jos järjestät  aineiston suoraan maksamisen jälkeen digitaaliseen muotoon? Tässä apuna vaikka e-tasku tai Procountor Solo? Toki muitakin ohjelmia löytyy, minä kerron tässä niistä joihin meillä on yhteys. Tällä tavalla aineisto on jo puolivälissä meitä. Näihin samoihin palveluihin voi lisätä myös pdf- liitteet suoraan jos sinulla on tositteita sähköpostissa.

Jos haluat tilata verkkolaskuja voit tilata ne pankkiisi, ja sieltä liittää kirjanpitoaineistoon. Mutta entäpä jos kuitenkin tilaat ne kirjanpito sovelluksen kautta? Aloittavalla yrityksella riittää tähän hyvin Solo, mutta löytyy Procountor Taloushallintoa myös. Niistä kerron enemmän puhelimitse tai Meetillä, mutta pointti niissä on se, että yrityksellä on verkkolaskuosoite ja verkkolaskut tulevat suoraan käytettyyn kirjanpito-ohjelmaan. Ja voit maksaa ne samassa paikassa.

Aineiston kasaaminen kirjanpitäjäle.

Ohjelmasta riippuen tehtäväsi on liittää tuodut liitteet tilitapahtumiin. Sekin kuulostaa äkkiä monimutkaiselta, mutta jos mietit ihan perinteistä mallia jossa kasaat paperiset tositteet paperisen tiliotteen päälle. Käyt aineiston joka kuukausi läpi vertaamalla sitä tiliotteeseen ja merkkaat ehkä kynällä merkin tiedoksi siitä että tämä tosite on tallessa. Tämä sama muuttuu vain sähköiseksi. Ja muistathan että yleensä ohjelmasta suoraan maksetut sähköiset tositteet kohdistuvat kyllä ihan suoraan ko. tilitapahtuman kohdalle.

Myyntien maksuraportit, tilitysraportti ja niiden toimittaminen onnistuu myös yllä mainittujen sovellusten kautta. Yksinkertaisimmillaan se voi olla vaikka sitä että liität/kuvaat, maksupalveluntarjoajan tilitysraportit. Pääpointti on se, että myyntien raportointi tapahtuu myyntien koontiraporteilla. Jos taas olet jo pitkään toiminut yritys ja yrityksesi lähettää vaikka paljon laskuja ja haluat ulkoistaa meille myyntireskontran hoidon, se hoidetaan silloin hieman eri tavalla, mutta ehdottomasti sähköisiä kanavia pitkin. Mutta aloittaessa yritystä, valitaan hyvin usein laskutus kumppaniksi sama maksupalveluntarjoaja. Näiden tarjoamiin tilitysraportteihin sisältyy kaikki maksupalveluntarjoajan kautta tehdyt maksut.

Lyhyesti.

• Tehdään sopimus

• Allekirjoita minulta tulleet valtuutus pyynnöt

• Järjestä ja toimita aineisto sovelluksen avulla

• Ota vastaan ja lue lähettämäni kuukausiraportit

Ja huoli pois, aina meillä neuvotaan. Alussa on paljon juttuja sekä hienosäätöä, mutta yleensä aika pian uudet rutiinit tarttuvat tavaksi.

Mietitkö tilitoimiston vaihtoa? Tilitoimiston vaihtaminen voi tulla eteen monestakin syystä. Tilitoimistoyrittäjä jää eläkkeelle, oma kirjanpitäjä vaihtaa paikkaa, nykyinen tilitoimisto ei hoida kaikkia tarvittavia palveluja, henkilökemiat ei kohtaa tai ihan mistä tahansa syystä. Aina vaihtoon ei tarvitse olla syynä mitään negatiivista, voihan olla että yrittäjä saa paremman tarjouksen toisesta toimistosta omien asioiden hoitoon. Usein kuitenkin kuulee, että toimiston vaihtamista on mietitty pitkään ja on vaikeaa pistää homma alulle. Voi pelottaa, että hoidetaanko asiat mallikkaasti loppuun vanhassa toimistossa ja kuinka sujuvasti siirto tapahtuu uuteen toimistoon? Ymmärtääkö uusi kirjanpitäjä heti ne omat tarpeet ja yrityksen toimialan vaatimat asiat? Lisäksi jos yritys on vakituinen palkanmaksaja, sujuuhan palkanmaksut ja tarvittavat viranomaisvelvoitteet vaihdosta heti mallikkaasti?

1. Ota selvää nykyisen toimistosi kanssa tekemästä sopimuksesta, onko välillänne irtisanomisaikaa ja jos on, kuinka pitkä? Yleensä se on 2-3 kuukautta ja tämä aika kannattaa käyttää hyväksi.
2. Sovi nykyisen toimiston kanssa kohta kohdalta mitkä asiat se hoitaa ja mihin asti? Jos irtisanomisaika on vaikka 2 kuukautta, niin luonnollisesti nykyinen tilitoimisto hoitaa sen ajan kirjanpidon, arvonlisäveroilmoitukset sekä muut mahdolliset kuukausittain toistuvat viranomaisilmoitukset. Jos on palkkoja, se hoitaa sovitus palkkoihin liittyvät työt, sekä niihin liittyvät viranomaisilmoitukset.
3. Sovi uuden toimiston kanssa vastaavasti mistä lähtien se aloittaa hoitamaan kirjanpidon, arvonlisäverot, muut mahdolliset viranomaisilmoitukset sekä mahdolliset palkkahallinnon työt. Tehkää uuden toimiston kanssa työnjako jossa sovitaan yksityiskohtaisesti mitä kukin hoitaa. Tämän työnjaon ei tarvitse olla kiveen kirjoitettu, vaan se ohje millä lähdetään liikkeelle.
4. Pyydä vaihto kohtaan edellisestä tilitoimistosta välitilinpäätös, joka sisältää tuloslaskelman, taseen ja tase-erittelyt. On jo ihan normaalia että nämä toimitetaan joka tapauksessa, mutta varmista asia. Toki mukaasi pitää lähteä kauden päivä- ja pääkirjat ja muu mahdolliset paperiaineisto. Digitaalisessa taloushallinnon maailmassa nämä kulkee mukana automaattisesti. Jos käytetty ohjelma ei vaihdu, riittää käyttäjätunnuksen antaminen uudelle toimistolle.
5. Jos käytössäsi on ollut nykyaikainen sähköinen, pilvipalveluna toimiva taloushallinto-ohjelmisto ja vaihdat sen myös toiseen, tulee selvittää irtisanomisaika myös tälle ohjelmistolle. Pitää sopia varmuuskopioinnin ottamisesta siitä ohjelmasta ja että kuka sen ottaa. Aina sanotaan että sähköiset taloushallinto-ohjelmistot pitää tallessa aineistoa lakisääteisen ajan, mutta jos irtisanot palvelun, ei sitä välttämättä silloin säilytetä. Eli selvitä mihin siihen mennessä kertynyt aineisto ajetaan, esim muistitikulle?
6. Nykyään viranomaisilmoitukset esim. verottajalle hoidetaan sähköisesti. Tilitoimistot lähettää valtakirjapyynnön ilmoitusten hoitamiseen, mutta sovi ja varmista tämäkin, kumpi valtuutuksen hoitaa?
7. Jos yrityksesi maksaa palkkoja huolehdi uuteen toimistoon työntekijöiden: verokortit, kopiot työsopimuksista, vuosilomaseuranta sekä tieto mahd. pitkistä poissaoloista kuten vanhempainvapaat. 

Päätöksen jälkeen ole avoin, sovi asiat kirjallisesti, luo tai luokaa yhdessä kirjanpitäjän kanssa aikataulu muutokselle ja vaihdolle. Kirjanpitäjät ei sodi keskenään, eikä varmasti yritä pistää kapuloita rattaisiin. Voit huoletta tarvittaessa ottaa vaihtotilanteessa uuden ja vanhan kirjanpitäjän mukaan esim. sähköpostikeskusteluihin. Näin varmistat, että pienetkin asiat tulevat huomioiduksi uuteen toimistoon vaihtaessa.