Blogi

Jokaisen yrittäjän sekä verkkokauppiaan tulee huolehtia kirjanpidosta. Verkkokauppiaan pitää laskea hinta omalle ajalle, eikä kaikkea todellakaan kannata tehdä itse. Verkkokauppiaan kannattaa keskittyä asioihin, jonka osaa parhaiten eli kaupankäyntiin ja kommunikointiin asiakkaiden kanssa. Eräät verkkokauppiaat hoitavat kuitenkin esimerkiksi kirjanpidon itse. Kirjanpito on yksi niitä keskeisistä asioita, joka kannattaa lähtökohtaisesti ulkoistaa – sillä säästät merkittävästi aikaa ja nukut yösi paremmin.

Aloittavan verkkokauppiaan ja yrittäjän ensimmäisiä tärkeitä toimenpiteitä on etsiä itselleen hyvät kumppanit ja näiden joukkoon kuuluu mm. osaava kirjanpitäjä. Kaikkia yrityksiä nimittäin sitoo kirjanpitovelvollisuus, jota puolestaan määrittelee kirjanpitolaki. Jos lakia ei tunne ja verkkokauppias tekee kirjanpidon itse, saattaa tapahtua virheitä kuten vääriä kirjauksia tai unohdettuja ilmoituksia. Nämä voivat koitua verkkokauppiaalle lopulta kalliiksi.

Ammattilainen tekee yleensä kirjanpidon nopeasti ja tarkasti, ja säästyneen ajan voi käyttää omien palvelujen ja tuotteiden kehittämiseen ja myymiseen. Ulkopuolisen kirjanpitäjän käyttäminen lisää uskottavuutta, ja samalla sinulla on rinnallasi joku, jolta voit kysyä neuvoa missä tahansa yrityksen taloudenpitoa koskevissa asioissa. Nykyään yrittäjät odottavat kirjanpitäjältä usein myös aktiivisuutta, joka näkyy esimerkiksi muistutuksina eri ilmoitusvelvollisuuksista, talouden analyyseissa yms. Kirjanpitäjän pitää tukea yrityksesi talous johtamista ja silloin toimialatuntemus verkkokaupoista on eduksi, ellei jopa vaatimus jotta hyvä kirjanpitotapa täyttää lain vaatimat puitteet. Kun verkkokauppiaalle ja kirjanpitäjällä on sama kieli ja samanlainen ymmärrys toimintaympäristöstä, on mahdollisuus molempia osapuolia hyödyntävään vuorovaikutukseen.

Onko verkkokauppiaan elämää tuntevia kirjanpitäjiä?
Ala on kirjava, joten varmista että verkkokaupalla on kirjanpitäjä, jolla on kokemusta verkkokaupoista, sekä digitaalisesta liiketoiminnasta. Lisäksi kirjanpitäjän tulee itsekin käyttää sujuvasti digitaalisia työkaluja. Mikäli sinun digitaalinen ympäristö toimii ns. vanhan liiton kirjanpitäjän kanssa, on luvassa tehottomuutta ja harmaita hiuksia, jonka sinä viime kädessä maksat. Vaadi siis kirjanpitäjältä sellaista osaamista että saatte digitaalisuudesta kaiken hyödyn irti, myös taloushallinnossa. Paperitositteet ja kuitit ovat lähtökohtaisesti tehottomuutta synnyttävä formaatti, jolle pitää sanoa yhdessä kirjanpitäjän kanssa "EI". Sähköisen taloushallinnon ohjelmat ja erilaiset pilvipalvelut auttavat pysymään erossa papereista, sekä pysymään ajan tasalla yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Niiden avulla tositteiden ja töiden jakaminen tilitoimiston tai kirjanpitäjän kanssa on helppoa.

Vaikka hyvä kirjanpitäjä on verkkokauppiaan paras kaveri, kirjanpidosta on hyvä tietää jotain itsekin. Muista ainakin nämä:
    •    Verkkokaupan myyntiraportit voidaan tehdä kerran kuussa verkkokaupasta saatavat raportin avulla. Mikäli teet kansainvälistä kauppaa, niin huolehdi että verkkokauppa-alusta raportoi myös ALV:t maakohtaisesti. Tiedon siirto verkkokaupasta taloushallinnon järjestelmään voidaan tehdä myös automatisoimalla tiedonsiirto reaaliaikaiseksi.
    •    Mikäli verkkokaupan lisäksi sinulla on yksi tai useampi kivijalkamyymälä, muista pitää raportointi eheänä ja säännöllisenä.
    •    Suunnittele raportointi yhdessä kirjanpitäjän kanssa. Mikäli myyntiraportit ja tiliotteet eivät täsmää, joutuu kirjanpitäjä tekemään manuaalisia täsmäytyksiä mikä vie turhaa aikaa ja rahaa.
    •    Palautusten hallinta ja niihin liittyvien tositteiden käsittely pitää sopia yhdessä kirjanpitäjän kanssa. Oikein tehtynä niistä ei muodostu taakkaa operatiivisessa toiminnassa.
    •    Googlen, Facebook yms. toistuvasti käsiteltävien pilvipalveluiden tositteiden kirjanpito pitää olla tehokasta ja mahdollisimman pitkälle automatisoitua.
    •    Varaston arvon ja kiertonopeuden seuraaminen yhdessä kirjanpitäjän kanssa on tärkeää, sillä mitä nopeammin varasto vaihtuu, sitä nopeammin saadaan raha käyttöön ja sitä vähemmän varastoon sitoutuu yrittäjän pääomia.
    •    Markkinapaikkojen kuten Amazonin, Alibaban ja eBayn käsittely kirjanpidossa tehokkaasti
    •    Tee tilitoimiston tai kirjanpitäjän kanssa sopimus, jossa on selvästi määritelty, mitkä asiat ovat kirjanpitäjän vastuulla, mitkä sinun.
    •    Tee tositteisiin selkeät merkinnät siitä, mitä tosite koskee. Jos kyseessä on esimerkiksi edustuskulu, merkitse ketä on ollut mukana ja miksi heitä on kestitty. Mikäli käytössäsi on sähköinen taloushallinnon järjestelmä, riittää kun tarkennukset ovat siellä merkitty.
    •    Pyydä toimittajilta laskut aina sähköisesti. Joko verkkolaskuna tai PDF:nä sähköpostilla.
    •    Muista että tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Sähköiset taloushallinnon ohjelmat säilyttävät nämä puolestasi, eikä mapeille ole tarvetta.
    •    Muista lisäksi että tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Sähköiset taloushallinnon ohjelmat säilyttävät myös nämä puolestasi, eikä mapeille ole tarvetta.
Verkkokauppiaan sielunelämän tunteva kirjanpitäjä on voimavara yritykselle. Sen avulla yrittäjä pysyy ajantasalla taloudesta, sekä pystyy tekemään parempia ja turvallisempia päätöksiä pohjautuen mahdollisimman tarkkaan näkemykseen verkkokaupan ja talouden tulevaisuudesta.

Lupaamme tarjota kaikille yrittäjille verkkokauppaa ymmärtävän sähköistetyn tilipalvelun, riippumatta verkkokauppa-alustasta tai ohjelmistosta. Alkuun tuemme Finagoa (ent. Procountor), sekä myöhemmin tuomme muitakin taloushallinnon alustoja mukaan yhdessä asiakkaiden kanssa. Yhtiön palvelut lanseerataan huhtikuussa 2018. Yhtiön virallinen nimi on Tilkas Oy ja markkinointinimi on www.verkkokauppatilit.fi