Blogi

Näin tulet meille asiakkaaksi.

Perustit oman verkkokaupan. Se on jo aloitettu ja kirjanpito täytyisi jonkun hoitaa. Mitä ja miten toimitat asiat kirjanpitäjälle?

Asia tuntuu vaikealle ja vieraalle. On tätä verkkokaupan perustamista, hallinnointia, markkinointia, tuotteistamista ja säätöä. Tuokin Niina tyrkyttää tuossa sähköistä kirjanpitoa, e-taskua tai soloa ja ainakin yrityksen tiliotetta tilataan sähköisesti. On omaveroa ja suomi.fi valtuuksia ja sähköisisä allekirjoituksia. Enkö vain voi toimittaa papereita sinne ja että joku huolehtii tarvittavat ja pakolliset ilmoitukset verottajalle?

Ensimmäiset stepit.

Kyllä. Ensimmäinen tehtävä on toimittaa kirjanpitoaineisto minulle. Se on tärkeintä, jotta kirjanpitosi saadaan tehtyä ja tarvittavat ilmoitukset lähetettyä. Aineiston sisältöä voi tutkia vaikka täältä https://urly.fi/2bEx

Yrityksen tiliote tilataan sähköisesti, se on sääntö ja tämä toimenpide jouduttaa jo huomattavasti kirjanpitosi hoitamista. Tämä taas hoituu sitten, että toimitan pankkisi valtuutuksen sinulle esitäytettynä allekirjoitettavaksi ja pankkiin lähetettäväksi.

Veroilmoituksia varten tarvitsen suomi.fi valtuudet. Teen pyynnön suomi.fi:ssä ja lähetän ohjeet sinulle niiden hyväksymiseksi. Paperilla ilmoittelut kuukausittain alkaa olla jo menneen talven lumia.

Alkuun minä toimitan myös tilitoimisto sopimuksen tutkittavaksi. Siinä kuuluu olla sovitut asia, kuka hoitaa ja mitä, sekä tilitoimistoalan yleiset sopimusehdot. Kun se on ok, lähetän sen molemmille sähköisesti allekirjoitettavaksi.

Mutta ennen sopimusta käydään nämä läpi.

Se miten aineistosi toimitat, valitset sinun tilanteesi mukaan. Kustannus asia tämä on myös, eli mitä enemmän minulla on manuaalista työtä, sen enemmän siihen kuluu aikaa. Jos sinulla on paperisia kuitteja ja tositteita, sinun pitää järjestää ne johonkin, pitää ne tallessa. Yksi tapa on se kansio johon keräät tositteet sitä mukaa kun niitä tulee ja maksat ne. Ja sitten toimitat kansion minulle. Kunhan olet tarkistanut tiliotteesta että kaikki aineisto on tallessa. Mitä paremmassa järjestyksessä aineisto on sen nopeammin asiat hoituu. Kuulostaa helpolta? Entäpä jos järjestät  aineiston suoraan maksamisen jälkeen digitaaliseen muotoon? Tässä apuna vaikka e-tasku tai Procountor Solo? Toki muitakin ohjelmia löytyy, minä kerron tässä niistä joihin meillä on yhteys. Tällä tavalla aineisto on jo puolivälissä meitä. Näihin samoihin palveluihin voi lisätä myös pdf- liitteet suoraan jos sinulla on tositteita sähköpostissa.

Jos haluat tilata verkkolaskuja voit tilata ne pankkiisi, ja sieltä liittää kirjanpitoaineistoon. Mutta entäpä jos kuitenkin tilaat ne kirjanpito sovelluksen kautta? Aloittavalla yrityksella riittää tähän hyvin Solo, mutta löytyy Procountor Taloushallintoa myös. Niistä kerron enemmän puhelimitse tai Meetillä, mutta pointti niissä on se, että yrityksellä on verkkolaskuosoite ja verkkolaskut tulevat suoraan käytettyyn kirjanpito-ohjelmaan. Ja voit maksaa ne samassa paikassa.

Aineiston kasaaminen kirjanpitäjäle.

Ohjelmasta riippuen tehtäväsi on liittää tuodut liitteet tilitapahtumiin. Sekin kuulostaa äkkiä monimutkaiselta, mutta jos mietit ihan perinteistä mallia jossa kasaat paperiset tositteet paperisen tiliotteen päälle. Käyt aineiston joka kuukausi läpi vertaamalla sitä tiliotteeseen ja merkkaat ehkä kynällä merkin tiedoksi siitä että tämä tosite on tallessa. Tämä sama muuttuu vain sähköiseksi. Ja muistathan että yleensä ohjelmasta suoraan maksetut sähköiset tositteet kohdistuvat kyllä ihan suoraan ko. tilitapahtuman kohdalle.

Myyntien maksuraportit, tilitysraportti ja niiden toimittaminen onnistuu myös yllä mainittujen sovellusten kautta. Yksinkertaisimmillaan se voi olla vaikka sitä että liität/kuvaat, maksupalveluntarjoajan tilitysraportit. Pääpointti on se, että myyntien raportointi tapahtuu myyntien koontiraporteilla. Jos taas olet jo pitkään toiminut yritys ja yrityksesi lähettää vaikka paljon laskuja ja haluat ulkoistaa meille myyntireskontran hoidon, se hoidetaan silloin hieman eri tavalla, mutta ehdottomasti sähköisiä kanavia pitkin. Mutta aloittaessa yritystä, valitaan hyvin usein laskutus kumppaniksi sama maksupalveluntarjoaja. Näiden tarjoamiin tilitysraportteihin sisältyy kaikki maksupalveluntarjoajan kautta tehdyt maksut.

Lyhyesti.

• Tehdään sopimus

• Allekirjoita minulta tulleet valtuutus pyynnöt

• Järjestä ja toimita aineisto sovelluksen avulla

• Ota vastaan ja lue lähettämäni kuukausiraportit

Ja huoli pois, aina meillä neuvotaan. Alussa on paljon juttuja sekä hienosäätöä, mutta yleensä aika pian uudet rutiinit tarttuvat tavaksi.

Tämä teksti palvelee enemmän aloittelevia yrittäjiä tai niitä, jotka miettii yrityksen perustamista. Kirjanpidon laatiminen tuntuu joskus vaikealta aiheelta ja mitä urbaaneja legendoja kuulee kuittisodasta, jossa joka kuukausi meneee päivä- tai kaksi kuittien järjestelyyn, jotta ne saa toimitettua kirjanpitäjälle. Tämä voi pelottaa aloittavia. Nyt kun vielä puhutaaan perinteisistä ja sähköisistä kirjanpidoista, niiden eroista ja hinnoista, ei ihme että menee sormi suuhun.

Tehtäisikö ensin ihan perusteet selväksi? Mitä tarvitaan kirjanpitoon, jotta peruskuukausi kirjanpito saadaan tehtyä. Valitaan sen jälkeen sopiva tapa toimittaa tai mahdollisesti sopiva ohjelma käytettäväksi.

Kirjanpito laaditaan tositteiden perusteella. Tosite on se dokumentti jossa selviää mitä on ostettu tai myyty?

Siinnä näkyy:

• summa, 

• päiväys,

• yksilöintitieto kuten juokseva tositenumero, 

• arvonlisäveron määrä eriteltynä jos myyjä on alv-velvollinen.

Maksutapahtuma tositteena:

• pankin tiliote, 

• pankista saatava kuitti maksutapahtumasta tai 

• käteismaksussa maksunsaajan antama kuittaus että raha on saatu. 

Jos käytössä on käteiskassa, tulee siitä toimittaa kassakirja, joka vastaa vähän kuin pankin tiliotetta: sinne siis kirjataan päivittäin kassan panot ja otot, sekä selvitys niille.

Käytännössä toimitat kirjanpitoon nämä tositteet ja tiliotteet. 

Muistathan, että kortilla/ käteisellä tekemästäsi ostosta saatu kuitti on myös kirjanpitoon toimitettava tosite. Internetin ihmeellisessä maailmassa on verkkokauppoja ja palveluntarjoajia, joista voi laskutuksen lisäksi ostaa kortilla.. Ethän ohita näistä ostopaikoista tulleita sähköposteja tilauksesi jälkeen? Yleensä se ostokuitti (alv-erittelyineen) on mukana näissä viesteissä. Verkkokaupasta ostetusta tavarasta voi kuitti olla paketin sisällä, mutta muuten nämä on aika sähköisessä maailmassa ja kirjanpitovelvollisen pitää olla nohevana että saa sen tositteen itselleen ja toimitettavaksi kirjanpitoon.

Yli internetin toimivat ostopaikat, kuten Google, toimittaa kuitin korttimaksusta sähköpostiin. Jos se ei sieltä löydy, löytyy selvitys maksutapahtumasta kirjautumalla asiakastilillesi.

Miten kirjanpitoaineiston toimittaminen sitten käytännössä tapahtuu? Perinteinen tapa on toimittaa tiliotteet ja koko tositepino paperisena tilitoimistoon. Mielellään tiliotteenmukaisessa aikajärjestyksessä jotta ei tarvitse ihmetellä miksi tilitoimisto laskuttaa aineiston järjestämisestä. 

Toinen ääripää tästä on täysin digitaalinen malli, jossa samasta ohjelmasta mahdolliset myyntilaskut kirjataan ja lähetetään verkkolaskuina, tulevat ostolaskut tulevat ohjelmaan verkkolaskuina operaattorin tai skannauspalvelun kautta. Tiliotteet uivat sähköisesti ohjelmaan pankista ja maksaminen tapahtuu samalla kun siemailet kahvia tai teetä joogamatollasi. Pikkukuitit, kuten korttiostot kuvaat kännykkään lataamallasi kuittisovelluksella, josta kuva ui samaan samaan ohjelmaan kirjanpitäjän käsittelyä varten.

Näiden kahden tyypin välissä on kaikki tavat tältä väliltä. Yksi tapa on se, jossa yrittäjä kuvaa sovelluksella kaikki paperisena tulleet tositteet, toinen kuvaa ne Drive tai Dropbox (tms)kansioon, joka on jaettu yrittäjän ja kirjanpitäjän välille. Osa kuiteista tulee sähköpostilla ja osa postitse. Pääasia lienee, että kaikki tositteet toimitetaan kirjanpitoon, että se kirjanpito saadaan oikein ja täsmällisesti tehtyä. Mikä on sinulle sopivin tapa toimia? Mistä olet valmis maksamaan?

Ja vielä lopuksi. Mitä sitten kun et saa kuittia? Esimerkkinä menet autolla palaveriin, maksat parkkimaksun, ja parkkimittari ei anna kuittia vaikka miten riehuisi ja maanitteleisi? Ota paperia. Kirjoita siihen päiväys, summa, lyhyt selvitys: parkkimaksu Erottajalla. Allekirjoitus. Toimita se kirjanpitoon.

Arvonlisäveroa siitä ei saa kirjata mutta tuloverotuksessa voidaan vähentää niin että puuttuva kuitti ei jää yrittäjän palkaksi.

Jäikö jokin askarruttamaan? Kerron mielelläni lisää.

Tästä löytyy myös video Youtubesta https://youtu.be/KMvK7G5lEUw

Sekä Ilmainen opas