Blogi

Jos sinulla on verkkokauppa, joudut valitsemaan eri maksutapojen väliltä. Tässä otan kantaa eri maksupalveluntarjoajien (maksuoperaattori) raportoinnista ja siitä miten ne käyttäytyvät kirjanpidon kannalta. Itse maksutapojen valinta verkkokauppaan riippuu pitkälti siitä, kuinka paljon haluat käyttää aikaa ja resurssejasi myyntien, myyntien seurannan ja myyntireskontran ajantasaisuuteen. Korostan vielä että ainutta oikeaa tapaa ei ole, myöskään verkkokaupalla, ja siksi asia onkin päätettävä monen eri asian kannalta.

Mitä otetaan huomioon kirjanpidossa, kun valitaan ulkopuolinen maksupalveluntarjoaja?

Sinulla on verkkokauppa, jossa maksutapana on maksupalveluntarjoaja, maksuoperaattori, kuten Klarna, Avarda, Paytrail, näin muutamia mainitakseni. Asiakkaasi tekee tilauksen kaupassasi, valitsee ko. maksupalveluntarjoajan ja itse maksutilanne vaihtuu operaattorin sivuille. Siellä voi olla valittavan vielä erikseen korttimaksu, laskutus, osamaksu, pankin verkkopalvelumaksut. Yhtäkaikki maksu on ”myyty” maksupalveluntarjoajalle. Palvelu tilittää nämä suoritukset yrityksesi tilille, maksupalvelutarjoajasta riippuen viikon tai muutaman viikon sisällä. Maksupalveluntarjoaja perii tilityksen yhteydessä transaktio- provisio- tms käsittelymaksun ja yksi tilitys voikin sisältää monta eri maksutapahtumaa. Toisaalta maksupalveluntarjoaja pitää huolen siitä, että yrityksesi saa rahansa tililleen myynneistään.

Kirjanpidossa tämä näkyy siten, että pankkitilille tulee summa rahaa esim viikoittain. Maksupalveluntarjoaja toimittaa raportit tilityksistä. Ne löytävät kirjautumalla operaattorin omalle yritystilille ja usein palveluista voi tilata viikkoraportin suoraan sähköpostiin. Raportilta kirjataan maksunvälityspalkkiot. Riippuen siitä, käytetäänkö maksu- vai suoriteperusteista* kirjanpitoa myyntien arvonlisäveron suhteen, siitä kirjataan suoraan myynti tai kuitataan myyntisaatavaa.

Kokemukseni mukaan maksuoperaattorin tapahtumia on hyvä vilkuilla vaikka kuukausittain mahdollisten vikatilanteiden varalta. Ylipäätänsä verkkokaupan myynnin ja operaattorin saldoa on hyvä tarkkailla ja sopia tähän hyvä rutiini itsensä tai kirjanpitäjän kanssa, tai kuka myyntejä sitten seuraakin.

Pieni yritys jolla käytössä pelkästään maksupalveluntarjoaja.

Pienissä yrityksissä, joissa liikevaihto on alle 500 000 tuhatta, ja käytetään maksuperusteista kirjanpitoa, kannattaa myynnit mielestäni kirjata viikkotilityksistä. Samalla kirjataan operaattorin palkkiot. Tositteena toimii tilitysraportti.

Yritys jossa käytetään suoriteperusteista kirjanpitoa ja käytössä on pelkästään ulkopuolinen maksuoperaattori.

Myynti kirjataan verkkokaupan koontiraportilta, päivittäin, viikottain tai kuukausittain. Myynnin vastakirjaukseksi tulee myyntisaatavat ja viikkotilitys kuittaa tätä saatavaa. Samalla taas kirjaan operaattorin kulut. Operaattorin sivuilta, kirjaudut omalle tilille ja otat kuunlopussa saldon saatavista ja sitä verrataan kirjanpidon saldoon. Luonnollisesti näiden tulee täsmätä viimeistään tilinpäätöksessä. Operaattorista riippuen saat myös erittelyn, mitä tilauksia saldo sisältää tai ainakin raportin taulukkolaskenta-ohjelmaan, jossa saat erittelyn askarreltua.

Maksupalveluntajoajan valitseminen voi olla työlästä, mutta varmasti sopiva palvelu löytyy. Apuna voi käyttää Vilkas Group Oy:n tekemää maksupalveluntarjoajien vertailuraporttia johon linkki tässä>>

Maksutapojen kirjaus herättää kysymyksiä ja koska kirjanpidon kustannukset halutaan pitää mahdollisimman matalana, kerron hieman siitä miten maksutapojen kirjaus yleensä hoidetaan meidän toimistossa.
 

Maksunvälittäjäsi perii omat kulunsa aina jossakin välissä. Sen lisäksi se tuo kirjanpitoonkin hieman tehtävää. Sen ei kuitenkaan tarvitse olla mitään monimutkaista, sekä kallista vientivienniltä, joka tapahtumasta tehtävää kirjausta. Toki, vähintään yhden tositteen kuukaudessa saa kirjata maksutavoille. Mutta jos vielä itse toimitat oikeat raportit kirjanpitoon, niin ei se kalliiksi tule. Eikä toki kovin isoa tuntitaksaa meillä siitä veloitetta jos kirjanpitäjä sen käy hakemassa.
 

Meillä on käytössä Finago Procountor ja sen avulla hommasta saa ihan simppeliä. Eli, saat maksunvälittäjältä raportin verkkopalvelusta. Otetaan se nyt vaikka sitten kalenterikuukausittain. Tiliotteet tulevat sähköisesti Procountoriin. Pankki veloittaa oman taksansa sähköisestä tiliotteesta riippuen tiliotteen toimitusvälistä. Muuten tiliote, oli se sitten päivittäin, viikottain tai kuukausittain, ei maksa Procountorissa mitään.

Kun tiliote saapuu ohjelmaan, sille muodostuu kirjanpitosivu joka viennille. Edelleen kuuluu hintaan. Tiliotteelle voi kullekin maksunvälittäjälle määritellä oman oletus(kirjanpito)tilin jolle maksu kirjautuu. Me hoidamme sen.

Jos maksunvälittäjiä on useita ja haluat jokaista seurata omalla saamiset- tilillään niin sekin on mahdollista. Ohjelma kun ymmärtää sille annetut ohjeet siitä, mihin kunkin maksunvälittäjät panot kirjataan. Sitten vain toimitat maksunvälittäjän verkkosivuilta tallentamasi raportin kirjanpitoon. Jos olet epävarma, niin kysy. Selvitellään yhdessä.

No mitä kirjataan raportista? Toisille kirjataan pelkät maksutapojen provisiot, kulut yms transaktiomaksut. Toisille kirjataan myös myynnit maksutaparaportin kautta, edellyttäen, että sieltä saa tarvittaessa myynnit alv.kannoittain. Jos käytetään ensimmäistä vaihtoehtoa, silloin myynnit kirjataan verkkokaupan raportilta.
 

Käytännössä tähänkin riittää yksi tosite kuukaudessa, jos haluat kustannukset viedä ihan minimiin. Procountorissa, eikä meidän hinnoittelussa ole vientimaksuja. Ja olemalla itse aktiivinen siinnä, että toimitat oikean raportin, on homma helppoa ja tehokasta.