Blogi

Mietitkö tilitoimiston vaihtoa? Tilitoimiston vaihtaminen voi tulla eteen monestakin syystä. Tilitoimistoyrittäjä jää eläkkeelle, oma kirjanpitäjä vaihtaa paikkaa, nykyinen tilitoimisto ei hoida kaikkia tarvittavia palveluja, henkilökemiat ei kohtaa tai ihan mistä tahansa syystä. Aina vaihtoon ei tarvitse olla syynä mitään negatiivista, voihan olla että yrittäjä saa paremman tarjouksen toisesta toimistosta omien asioiden hoitoon. Usein kuitenkin kuulee, että toimiston vaihtamista on mietitty pitkään ja on vaikeaa pistää homma alulle. Voi pelottaa, että hoidetaanko asiat mallikkaasti loppuun vanhassa toimistossa ja kuinka sujuvasti siirto tapahtuu uuteen toimistoon? Ymmärtääkö uusi kirjanpitäjä heti ne omat tarpeet ja yrityksen toimialan vaatimat asiat? Lisäksi jos yritys on vakituinen palkanmaksaja, sujuuhan palkanmaksut ja tarvittavat viranomaisvelvoitteet vaihdosta heti mallikkaasti?

1. Ota selvää nykyisen toimistosi kanssa tekemästä sopimuksesta, onko välillänne irtisanomisaikaa ja jos on, kuinka pitkä? Yleensä se on 2-3 kuukautta ja tämä aika kannattaa käyttää hyväksi.
2. Sovi nykyisen toimiston kanssa kohta kohdalta mitkä asiat se hoitaa ja mihin asti? Jos irtisanomisaika on vaikka 2 kuukautta, niin luonnollisesti nykyinen tilitoimisto hoitaa sen ajan kirjanpidon, arvonlisäveroilmoitukset sekä muut mahdolliset kuukausittain toistuvat viranomaisilmoitukset. Jos on palkkoja, se hoitaa sovitus palkkoihin liittyvät työt, sekä niihin liittyvät viranomaisilmoitukset.
3. Sovi uuden toimiston kanssa vastaavasti mistä lähtien se aloittaa hoitamaan kirjanpidon, arvonlisäverot, muut mahdolliset viranomaisilmoitukset sekä mahdolliset palkkahallinnon työt. Tehkää uuden toimiston kanssa työnjako jossa sovitaan yksityiskohtaisesti mitä kukin hoitaa. Tämän työnjaon ei tarvitse olla kiveen kirjoitettu, vaan se ohje millä lähdetään liikkeelle.
4. Pyydä vaihto kohtaan edellisestä tilitoimistosta välitilinpäätös, joka sisältää tuloslaskelman, taseen ja tase-erittelyt. On jo ihan normaalia että nämä toimitetaan joka tapauksessa, mutta varmista asia. Toki mukaasi pitää lähteä kauden päivä- ja pääkirjat ja muu mahdolliset paperiaineisto. Digitaalisessa taloushallinnon maailmassa nämä kulkee mukana automaattisesti. Jos käytetty ohjelma ei vaihdu, riittää käyttäjätunnuksen antaminen uudelle toimistolle.
5. Jos käytössäsi on ollut nykyaikainen sähköinen, pilvipalveluna toimiva taloushallinto-ohjelmisto ja vaihdat sen myös toiseen, tulee selvittää irtisanomisaika myös tälle ohjelmistolle. Pitää sopia varmuuskopioinnin ottamisesta siitä ohjelmasta ja että kuka sen ottaa. Aina sanotaan että sähköiset taloushallinto-ohjelmistot pitää tallessa aineistoa lakisääteisen ajan, mutta jos irtisanot palvelun, ei sitä välttämättä silloin säilytetä. Eli selvitä mihin siihen mennessä kertynyt aineisto ajetaan, esim muistitikulle?
6. Nykyään viranomaisilmoitukset esim. verottajalle hoidetaan sähköisesti. Tilitoimistot lähettää valtakirjapyynnön ilmoitusten hoitamiseen, mutta sovi ja varmista tämäkin, kumpi valtuutuksen hoitaa?
7. Jos yrityksesi maksaa palkkoja huolehdi uuteen toimistoon työntekijöiden: verokortit, kopiot työsopimuksista, vuosilomaseuranta sekä tieto mahd. pitkistä poissaoloista kuten vanhempainvapaat. 

Päätöksen jälkeen ole avoin, sovi asiat kirjallisesti, luo tai luokaa yhdessä kirjanpitäjän kanssa aikataulu muutokselle ja vaihdolle. Kirjanpitäjät ei sodi keskenään, eikä varmasti yritä pistää kapuloita rattaisiin. Voit huoletta tarvittaessa ottaa vaihtotilanteessa uuden ja vanhan kirjanpitäjän mukaan esim. sähköpostikeskusteluihin. Näin varmistat, että pienetkin asiat tulevat huomioiduksi uuteen toimistoon vaihtaessa.