Blogi

Tästä minä olen onnellinen.

Kun kokouksen pitäjät tai vaikka hallituksen jäsenet toimivat ympäri suomea voi kokouksen silti pitää missä vain. Kun pöytäkirjan allekirjoitus prosessi on sähköistetty, ei pöytäkirjaa tarvitse juoksuttaa ja postittaa pöydältä toiselle. Kirjanpitäjänä huolta aiheuttaa myös tilinpäätökset, yhtiökokoukset yms. joista tarvitaan kopio myös tilitoimistolle jos tarkoitus on että kirjanpitäjä hoitaa myös veroilmoituksen laatimisen ja lähettämisen. Ajattelen tätä nyt niin päin, että minä kirjanpitäjänä hoidan allekirjoitusten keräilyn.

Testasin tätä äskettäin asiakkaalle, jonka hallituksen jäsenet/ osakkeenomistajat asuvat ja toimivat kaikki eri paikkakunnilla. Lähetin tilinpäätöksen, sekä tilintarkastajan vahvistuskirjeen omina tiedostoinaan allekirjoitettavaksi jäsenille. Sen jälkeen lähetin tilinpäätöksen tilintarkastajalle allekirjoitettavaksi. Kun nämä oli kunnossa, sovimme asiakkaan kanssa, että kun pitävät yhtiökokouksen, pöytäkirja lähtee kauttani allekirjoitus kierrokselle.

Sähköpostiini tulee joka allekirjoituksesta vahvistus ja vieläpä vahvistus  silloin kun kaikki osalliset on allekirjoituksen tehneet. Ko. dokumentti on vahvistusviestin liitteenä allekirjoituksineen, josta voin sen suoraan jakaa osallisille talletettavaksi. Sen lisäksi allekirjoitettu dokumentti jää talteen käyttämääni palveluun muutamaksi vuodeksi.

Allekirjoittajat kirjoittavat dokumentin ns. Vahvalla tunnistautumisella, eli käytössä on pankkitunnisteet ja mobiilivarmenne. Käyttämäni palvelu on muutenkin hyvin turvallinen, ja sen tietoturva auditoidaan ulkoisen auditoijan puolesta.

Sanomattakin on selvää, että yrityksemme viimeisimmän hallituksen kokouspöytäkirja lähti juuri sähköisesti allekirjoitettavaksi osallistujille :)